AssoEvent accompagne votre association sur toute la durée de l'événement : l'inventaire et les stands en amont, l'encaissement sur le terrain même sans réseau, et un bilan juste dès la fermeture.
Le constat
Préparer un événement, le tenir, puis en rendre compte : sans outil commun, l'information se disperse et le bilan se fait attendre. Voici ce qui change quand tout tient au même endroit.
AssoEvent ne remplace pas votre bureau — il lui évite la paperasse. Voir comment ça marche
C'est pour qui
D'une asso de village, de quartier, d'une APE ou d'un club sportif. Vous organisez 1 à 4 événements par an : kermesse, marche gourmande, brocante, fête de village, loto, buvette. Le budget est serré et les bénévoles sont précieux.
Trop de ratures, trop de bilans qui tombent faux, trop d'heures perdues le lendemain à essayer de recoller les chiffres. Votre soirée de clôture mérite de finir à l'heure.
Pas tout le monde n'est à l'aise avec l'informatique, et c'est normal. La caisse est pensée pour des bénévoles qui n'ont jamais ouvert un logiciel de caisse : un code, une tablette, des gros boutons. Le bureau prépare tout ; le bénévole n'a qu'à encaisser.
Tout se joue en amont, depuis votre ordinateur. Vous montez le catalogue, les stands, le stock, le planning des bénévoles et votre tableau de bord de préparation — une fois fait, c'est réutilisable d'un événement à l'autre.
Produits, prix, fournisseurs et conditionnements restent d'une saison à l'autre. Vous ajustez à chaque événement sans tout ressaisir.
Vous créez vos stands, puis un code à 6 chiffres par caisse. Le bénévole voit uniquement ce dont il a besoin le jour J.
Fournisseurs, conditionnements (packSize), achats et matériel : un mini-ERP pour des stocks fiables avant et après l'événement.
Créneaux, postes et affectations préparés par le bureau. Vos bénévoles sont prévenus avant le jour J, sans transformer leur engagement en tableau de bord.
Un to-do / kanban scopé à l'événement : ce qui reste à faire, ce qui est prêt, qui s'en occupe. Sans outil tiers.
Saisissez dépenses et recettes attendues avant même le début de l'événement. Le compte de résultat se prépare en amont : le jour J, vous comparez le prévu au réalisé.
Le jour de l'événement, vos bénévoles encaissent en quelques taps — avec ou sans réseau. C'est la promesse la plus importante d'AssoEvent : la caisse ne s'arrête jamais.
Hors-ligne, pas hors-service
Une kermesse, un vide-grenier, une fête de village : le réseau n'est pas toujours au rendez-vous. La caisse stocke chaque vente localement sur la tablette ; quand la connexion revient — à l'ouverture de caisse ou au retour du réseau — tout remonte automatiquement dans l'événement. Aucune vente perdue.
Ventes enregistrées hors-ligne
La tablette continue d'encaisser, avec ou sans réseau.
Sync à l'ouverture de caisse
Les données remontent quand la connexion est rétablie, sans action.
Rien ne manque à la clôture
Toutes les caisses, tous les stands, même après une coupure.
Pas de compte, pas de mot de passe pour le bénévole. Un code sur la tablette du stand, et la caisse s'ouvre.
Plusieurs stands encaissent en même temps sur le même événement, chacun sur sa tablette.
Un « forfait famille » ou une offre à prix réduit ? Défini une fois dans le catalogue, la caisse l'applique le jour J.
Espèces, carte, chèque : AssoEvent garde la trace du moyen utilisé. Il ne touche jamais l'argent de vos visiteurs.
Sur une caisse centrale, la commande se découpe toute seule : un ticket par stand (chaque stand = une catégorie de produits). Fini le ticket unique où il fallait rayer au crayon, client après client en plein rush, ce qui avait déjà été servi.
Ouverture du tiroir-caisse et impression de tickets ESC/POS en Bluetooth depuis l'application native.
À la fermeture, vous clôturez l'événement : les ventes enregistrées en caisse sont figées. Plus de recompte manuel le lendemain : votre bilan est prêt le soir même.
Recettes par produit et par stand, dépenses externes, subventions, résultat net : une lecture grand public de la santé financière de votre événement, sans jargon comptable. À la clôture, les ventes de la caisse sont figées (inattaquables) ; les dépenses et recettes restent modifiables — un achat imprévu le jour J ? vous l'ajoutez après coup. Le bilan dont vous parlez en AG est le bilan réel.
Sortez le bilan en PDF pour l'AG, en CSV pour votre comptable ou votre tableur. Prêt à transmettre, sans retouche.
Obtenir l'application
Les applications Android et iOS sont développées mais ne sont pas encore publiées sur les stores officiels. AssoEvent est en cours de lancement : tant que l'inscription aux stores n'est pas une priorité, l'app est installée directement sur votre tablette lors d'une rencontre. Écrivez-nous pour qu'on vous l'installe.
En attendant, la caisse est accessible depuis n'importe quel navigateur sur tablette ou ordinateur — seule l'impression Bluetooth de tickets nécessite l'application native.
Cette information est transverse : elle vaut pour les trois phases ci-dessus.
Le planning bénévoles, le tableau de bord de préparation et le tiroir-caisse sont déjà là. Voici ce qui arrive ensuite, sans brouiller la promesse : préparer, réaliser, clôturer.
Placez stands et bénévoles sur un fond de plan de votre site : qui est où, et à quel poste, en un coup d'œil.
Découpez un gros événement en temps forts, et gérez une tombola avec tirage et lots, intégrés au bilan.
Comparez vos événements sur une saison : recettes, fréquentation, tendances — pour piloter l'année, pas qu'un jour J.
Preuve terrain
AssoEvent a déjà servi sur le terrain associatif. Les chiffres de l'événement restent privés ; ce qui compte ici, c'est le résultat : l'événement a été préparé, les ventes ont été enregistrées, et le bilan était exploitable à la clôture.
Produits, stands et caisses étaient prêts avant l'ouverture.
Des bénévoles ont vendu en parallèle sur le même événement.
Le bureau a pu relire les ventes, les paiements et le stock restant.
La démo complète
La gestion complète d'un événement, de la préparation au bilan, en 2 minutes.
Vous préférez un tour en direct ? Demandez une démo personnalisée.
Tarifs
Le gratuit permet de tester sans risque. Le Premium est un abonnement clair, au mois ou à l'année, adapté aux budgets votés en association.
Pour essayer sur un vrai événement. Sans carte bancaire, sans limite de durée.
soit 10 € / mois — 2 mois offerts vs mensuel
Pour les assos qui réutilisent AssoEvent toute la saison et ont besoin de plus de stands et de caisses.
Votre tarif est garanti pendant 12 mois à compter de votre souscription ; les évolutions de prix ne s'appliquent qu'au renouvellement. Au lancement, l'activation Premium se fait simplement par échange direct, virement ou chèque.
Questions fréquentes
AssoEvent est un gestionnaire d'événements pour petites associations. Vous préparez l'inventaire et les stands, vous ouvrez des caisses le jour J, puis vous sortez un bilan exploitable à la clôture.
La caisse fonctionne hors-ligne pendant l'événement : elle continue d'encaisser même sans réseau, aucune vente perdue. La synchronisation se fait quand la caisse retrouve une connexion.
Toute imprimante ESC/POS Bluetooth fait l'affaire. Nous recommandons l'Epson TM-m30II, testée et validée.
Non. HelloAsso reste très utile pour les dons, les adhésions ou les inscriptions en ligne. AssoEvent couvre l'organisation opérationnelle de l'événement : stands, caisses terrain, ventes et bilan.
Vous générez un code à 6 chiffres pour chaque caisse depuis votre espace trésorier. Le bénévole tape ce code sur la tablette du stand et la caisse est ouverte. Le code identifie la caisse, pas le bénévole : aucun compte à créer, aucun mot de passe, aucun suivi individuel.
Oui, mais votre terminal de carte reste séparé. AssoEvent enregistre simplement que la vente a été payée par carte, espèces ou chèque afin que le bilan soit clair.
Oui. Le plan Gratuit n'a pas de limite de durée, ne demande pas de carte bancaire, et permet de réaliser un vrai événement.
Au lancement, l'activation Premium peut se faire simplement par échange direct, virement ou chèque. L'automatisation bancaire viendra après les premiers clients, quand le besoin sera validé.
Oui, export CSV et PDF. À la clôture, les ventes enregistrées en caisse sont figées (inattaquables) ; les dépenses et recettes restent modifiables pour les imprévus du jour J. Un trésorier en sort tranquillement les chiffres pour son AG ou son comptable.
Rien d'autre que ce qui sert à faire fonctionner le service. Hébergement en France, conforme RGPD. Vous pouvez exporter et supprimer vos données à tout moment.
Vous arrêtez à l'échéance de votre période d'abonnement. Le rappel de renouvellement et la sortie doivent rester lisibles, sans piège.
Essayez gratuitement, préparez un événement de test, ouvrez une caisse, puis voyez si le bilan vous fait gagner du temps.
Une question avant de commencer ? Écrivez-nous.
Le parcours
De l'idée au bilan, en quatre temps.
AssoEvent suit votre événement du début à la fin. Voici les quatre moments : chacun se prépare en amont, le jour J vous laisse tranquille.
Votre association est prête en 5 minutes
Renseignez votre asso une fois, retrouvez-la à chaque événement.
niveau assoUn catalogue, des stands, un planning — tout en place avant le jour J
Créez vos produits, affectez vos bénévoles, imprimez vos affiches.
l'événementLa caisse tourne, même sans réseau
Vos bénévoles encaissent sur tablette, vous suivez le chiffre depuis votre téléphone.
réalisationLe bilan sort en quelques secondes
Recettes, dépenses, résultat net calculés — sans passer la nuit sur un tableur.
le bilanEnvie de voir le déroulé complet en mouvement ? Regarder la démo en vidéo